Implementando la autorización automática

En un capítulo clásico de Los Simpsons, Homero quiere ir al cine y no puede abandonar el trabajo (siempre adelantándose a los tiempos, haciendo home office). 

Descubre que, como lo único que hacía era apretar la tecla Y (yes) en las alternativas que le daba el sistema, podía dejar en su lugar a un pájaro bebedor, que se balancea eternamente y que con su pico puede apretar la tecla correcta. Como en toda comedia que se precie, el invento falla y se produce el desastre.

De un modo similar en las empresas que poseen un ERP (un SAP para no andar con vueltas) se generan esquemas de autorización donde muchos de los firmantes actúan como el pájaro de Homero. Dan el ok para no “trabar el proceso”. 

Lejos de analizar los pedidos o contratos, pasan a ser un engranaje de un mecanismo, donde se supone que un duende mágico controla dentro de los bits del software. 

Muchas veces se implementan estos esquemas pensando que existen “controles internos del sistema” que evitarán los errores o eventuales fraudes. Y como en toda comedia, suelen terminar en desastres.

Es necesario que, junto con la asignación de responsabilidades de autorización, se capacite y explique las formas de revisión y cómo ejercitar el control. Conocer reportes y consultas dentro del sistema para poder satisfacerse de la información necesaria y estar en condiciones de realmente autorizar. Asimismo, es importante adecuar los tiempos para no tener la necesidad de cronometrar las autorizaciones, dejando el plazo necesario para una adecuada revisión.

En Crearis Latam podemos ayudarte en un adecuado diseño de tus procesos de control interno y en las formaciones para los que intervienen en cada etapa.